Privacy Policy

Dernière modification : 18 août 2026

Des données à caractère personnel sont traitées par l'intermédiaire du smartshop en ligne de Novus VOF (ci-après « nous »). Nous accordons une grande importance au traitement soigneux des données personnelles. Les données personnelles sont donc traitées et sécurisées avec soin.

Dans le cadre de nos traitements, nous respectons la législation applicable en matière de protection de la vie privée, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD/GDPR). Cela signifie notamment que :

• nous indiquons clairement les finalités pour lesquelles nous traitons des données personnelles ;
• nous limitons le traitement des données personnelles à ce qui est nécessaire à des finalités légitimes ;
• nous demandons votre consentement lorsque celui-ci constitue la base juridique requise pour un traitement ;
• nous prenons des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées afin de protéger les données personnelles ;
• nous respectons vos droits en matière de protection de la vie privée, notamment le droit d'accès, de rectification et d'effacement.

1. Utilisation des données personnelles

Lorsque vous utilisez notre boutique en ligne, passez une commande ou nous contactez, nous pouvons traiter des données personnelles vous concernant. Nous traitons uniquement les données nécessaires à la fourniture de nos services, à l'exécution de contrats, au respect d'obligations légales et à d'autres finalités commerciales légitimes.

Selon votre utilisation de nos services, nous pouvons notamment traiter les données suivantes :

• Données d'identité et d'adresse (nom, adresse et lieu de résidence)
• Numéro de téléphone et adresse e-mail
• Adresse de facturation et de livraison
• Données relatives aux commandes et achats
• Données de paiement
• Date de naissance pour la vérification de l'âge
• Adresse IP et données techniques
• Contenu des messages que vous envoyez à notre service client
• Pièces jointes et images que vous ajoutez vous-même aux messages adressés au service client
• Autres données que vous nous fournissez vous-même

Nous utilisons notamment ces données pour le traitement et la livraison des commandes, les paiements, le service client, la prévention de la fraude, la sécurité et le respect de nos obligations légales.

Vérification de l'âge (18+)

En raison de la nature de notre assortiment, certains produits ne peuvent être vendus qu'aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous pouvons traiter votre date de naissance afin de vérifier que vous remplissez les conditions d'âge applicables. Lorsqu'une vérification de l'âge est nécessaire, nous ne pouvons pas accepter la commande concernée sans effectuer cette vérification.

Service client et e-mail

Lorsque vous contactez notre service client par e-mail ou d'une autre manière, nous traitons les données nécessaires pour répondre à votre question ou traiter votre demande. Cela peut notamment inclure votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de commande, les données de votre commande et le contenu de votre message.

Pour le traitement des communications avec les clients, nous utilisons des systèmes de messagerie électronique et des logiciels d'assistance. Les messages des clients peuvent être associés à des correspondances antérieures et à des données de commande pertinentes afin que nous puissions traiter votre demande efficacement.

Utilisation de l'intelligence artificielle (IA)

Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle afin d'assister notre service client. Les systèmes d'IA peuvent par exemple être utilisés pour analyser les questions des clients, reconnaître la langue d'un message, traduire des messages et préparer des projets de réponse.

À cette fin, les données contenues dans votre message peuvent être traitées par un prestataire externe de services d'IA, tel que Google Gemini. Une réponse générée par l'IA est utilisée pour assister notre service client et peut être vérifiée ou modifiée par un membre de notre personnel avant son envoi.

Nous nous efforçons de traiter uniquement les données nécessaires à la finalité concernée et prenons des mesures appropriées afin de protéger les données personnelles lors de l'utilisation de tels systèmes.

2. Bases juridiques du traitement

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu'une base juridique valable existe. Selon la situation, il peut s'agir de :

• L'exécution d'un contrat : par exemple pour traiter, encaisser et livrer votre commande et répondre aux questions concernant votre commande.
• Une obligation légale : par exemple pour notre administration fiscale et les obligations légales applicables.
• Un intérêt légitime : par exemple pour la sécurité, la prévention de la fraude, l'amélioration de nos services et l'efficacité de notre service client, tout en tenant compte de vos intérêts en matière de vie privée.
• Le consentement : lorsque la loi exige votre consentement pour un traitement spécifique.

3. Nos partenaires et communication à des tiers

Pour fournir nos services et exploiter notre boutique en ligne, nous travaillons avec des prestataires de services spécialisés. Ils ne reçoivent des données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire à leurs services. Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.

Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Certains de nos prestataires de services exercent leurs activités à l'échelle internationale. Par conséquent, des données personnelles peuvent, dans certains cas, être traitées en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Lorsque cela se produit, nous veillons à ce qu'une base juridique valable et des garanties appropriées soient en place, telles qu'une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types applicables.

4. Expédition discrète & confidentialité

Nous comprenons que la confidentialité est importante lors de l'achat de nos produits. Nous appliquons donc une politique d'expédition discrète :

• Les commandes sont emballées de manière discrète et neutre.
• L'étiquette d'expédition mentionne NOVUS VOF comme expéditeur.
• Aucune référence au contenu du colis ou au nom du smartshop n'est apposée à l'extérieur du colis.

5. Cookies & outils d'analyse

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires afin d'assurer le fonctionnement de notre site internet et, lorsque cela est autorisé, d'en analyser l'utilisation.

• Google Analytics : est utilisé pour analyser l'utilisation de notre site internet. Le cas échéant, nous prenons des mesures favorisant la confidentialité, telles que la limitation du traitement des adresses IP.
• Microsoft Clarity : est utilisé afin d'obtenir des informations sur l'utilisation et la facilité d'utilisation de notre site internet.

Pour les cookies qui nécessitent un consentement en vertu de la législation applicable, nous vous demandons votre consentement au préalable.

6. Sécurité et durées de conservation

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé et d'autres formes indésirables de traitement.

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

• Les données faisant partie de notre administration financière sont conservées conformément au délai légal de conservation fiscale applicable.
• Les données de commande sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution du contrat, le service client, les garanties, les litiges et les obligations légales.
• La correspondance avec le service client n'est pas conservée plus longtemps que nécessaire pour traiter les questions des clients, assurer leur suivi, gérer les litiges et améliorer nos services.

7. Vos droits

Dans la mesure où la loi le permet dans votre situation, vous avez le droit de :

• consulter vos données personnelles ;
• faire rectifier des données personnelles incorrectes ;
• faire supprimer vos données personnelles ;
• faire limiter le traitement de vos données ;
• vous opposer à certains traitements ;
• faire transférer vos données dans certains cas ;
• retirer un consentement précédemment donné.

Vous pouvez nous contacter à cette fin en utilisant les coordonnées ci-dessous. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier votre identité.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'Autoriteit Persoonsgegevens.