Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 18 sierpnia 2026 r.

Za pośrednictwem internetowego smartshopu prowadzonego przez Novus VOF (dalej „my” lub „nas”) przetwarzane są dane osobowe. Przywiązujemy dużą wagę do starannego postępowania z danymi osobowymi. Dlatego dane osobowe są przez nas starannie przetwarzane i zabezpieczane.

Podczas przetwarzania danych przestrzegamy obowiązujących przepisów dotyczących prywatności, w tym ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO/GDPR). Oznacza to między innymi, że:

• jasno wskazujemy, w jakich celach przetwarzamy dane osobowe;
• ograniczamy przetwarzanie danych osobowych do zakresu niezbędnego do realizacji uzasadnionych celów;
• prosimy o zgodę, gdy zgoda stanowi wymaganą podstawę prawną danego przetwarzania;
• stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych;
• szanujemy Twoje prawa dotyczące prywatności, takie jak prawo dostępu, sprostowania i usunięcia danych.

1. Wykorzystywanie danych osobowych

Gdy korzystasz z naszego sklepu internetowego, składasz zamówienie lub kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe. Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do świadczenia naszych usług, wykonywania umów, realizacji obowiązków prawnych oraz innych uzasadnionych celów biznesowych.

W zależności od sposobu korzystania z naszych usług możemy przetwarzać między innymi następujące dane:

• Dane identyfikacyjne i adresowe (imię i nazwisko, adres oraz miejsce zamieszkania)
• Numer telefonu i adres e-mail
• Adres rozliczeniowy i adres dostawy
• Dane dotyczące zamówień i zakupów
• Dane dotyczące płatności
• Data urodzenia w celu weryfikacji wieku
• Adres IP i dane techniczne
• Treść wiadomości wysyłanych do naszej obsługi klienta
• Załączniki i obrazy, które samodzielnie dodajesz do wiadomości kierowanych do obsługi klienta
• Inne dane, które samodzielnie nam przekazujesz

Wykorzystujemy te dane między innymi do przetwarzania i dostarczania zamówień, obsługi płatności, świadczenia obsługi klienta, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa oraz realizacji obowiązków prawnych.

Weryfikacja wieku (18+)

Ze względu na charakter naszego asortymentu niektóre produkty mogą być sprzedawane wyłącznie osobom, które ukończyły 18 lat. Możemy przetwarzać Twoją datę urodzenia w celu sprawdzenia, czy spełniasz obowiązujące wymagania dotyczące wieku. Jeżeli weryfikacja wieku jest wymagana, bez jej przeprowadzenia nie możemy zaakceptować danego zamówienia.

Obsługa klienta i poczta elektroniczna

Gdy kontaktujesz się z naszą obsługą klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w inny sposób, przetwarzamy dane niezbędne do obsługi Twojego pytania lub zgłoszenia. Może to obejmować między innymi Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer zamówienia, dane zamówienia oraz treść wiadomości.

Do przetwarzania komunikacji z klientami korzystamy z systemów poczty elektronicznej oraz oprogramowania wspierającego. Wiadomości klientów mogą być łączone z wcześniejszą korespondencją i odpowiednimi danymi zamówienia, aby umożliwić nam sprawną obsługę Twojego zgłoszenia.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI)

Możemy korzystać ze sztucznej inteligencji w celu wspierania naszej obsługi klienta. Systemy AI mogą być wykorzystywane na przykład do analizowania pytań klientów, rozpoznawania języka wiadomości, tłumaczenia wiadomości oraz przygotowywania projektów odpowiedzi.

W tym celu dane zawarte w Twojej wiadomości mogą być przetwarzane przez zewnętrznego dostawcę usług AI, takiego jak Google Gemini. Odpowiedź przygotowana przy użyciu AI jest wykorzystywana jako wsparcie naszej obsługi klienta i przed wysłaniem może zostać sprawdzona lub zmodyfikowana przez pracownika.

Staramy się przetwarzać wyłącznie dane niezbędne do realizacji danego celu i stosujemy odpowiednie środki w celu ochrony danych osobowych podczas korzystania z takich systemów.

2. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu ważna podstawa prawna. W zależności od sytuacji może to być:

• Wykonanie umowy: na przykład w celu przetworzenia, opłacenia i dostarczenia Twojego zamówienia oraz udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące zamówienia.
• Obowiązek prawny: na przykład w związku z naszą administracją podatkową oraz obowiązującymi zobowiązaniami prawnymi.
• Prawnie uzasadniony interes: na przykład w celu zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, ulepszania naszych usług i zapewnienia sprawnej obsługi klienta, przy uwzględnieniu Twoich interesów dotyczących prywatności.
• Zgoda: gdy prawo wymaga Twojej zgody na określony rodzaj przetwarzania.

3. Nasi partnerzy i udostępnianie danych stronom trzecim

W celu świadczenia naszych usług i prowadzenia sklepu internetowego współpracujemy ze specjalistycznymi usługodawcami. Otrzymują oni dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych osobom trzecim.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z naszych usługodawców działają na skalę międzynarodową. W związku z tym w określonych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Gdy ma to miejsce, dbamy o to, aby istniała ważna podstawa prawna oraz odpowiednie zabezpieczenia, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub mające zastosowanie standardowe klauzule umowne.

4. Dyskretna wysyłka & prywatność

Rozumiemy, że prywatność jest ważna podczas zakupu naszych produktów. Dlatego stosujemy politykę dyskretnej wysyłki:

• Zamówienia są pakowane dyskretnie i neutralnie.
• Na etykiecie wysyłkowej jako nadawca widnieje NOVUS VOF.
• Na zewnętrznej części przesyłki nie umieszczamy odniesień do jej zawartości ani do nazwy smartshopu.

5. Pliki cookie & narzędzia analityczne

Korzystamy z plików cookie i podobnych technologii, aby umożliwić prawidłowe działanie naszej strony internetowej oraz, gdy jest to dozwolone, analizować sposób jej użytkowania.

• Google Analytics: służy do analizowania sposobu korzystania z naszej strony internetowej. W stosownych przypadkach stosujemy rozwiązania zwiększające ochronę prywatności, takie jak ograniczenie przetwarzania adresów IP.
• Microsoft Clarity: służy do uzyskiwania informacji na temat sposobu korzystania z naszej strony internetowej i jej użyteczności.

W przypadku plików cookie, dla których zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagane jest uzyskanie zgody, prosimy o jej udzielenie przed ich zastosowaniem.

6. Bezpieczeństwo i okresy przechowywania

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem oraz innymi niepożądanymi formami przetwarzania.

Nie przechowujemy danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że prawo zobowiązuje nas do przechowywania ich przez dłuższy okres.

• Dane stanowiące część naszej dokumentacji finansowej są przechowywane zgodnie z obowiązującym ustawowym okresem przechowywania dokumentacji podatkowej.
• Dane dotyczące zamówień są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do wykonania umowy, obsługi klienta, realizacji gwarancji, rozstrzygania sporów oraz wypełniania obowiązków prawnych.
• Korespondencja z obsługą klienta nie jest przechowywana dłużej, niż jest to konieczne do obsługi pytań klientów, dalszych działań, sporów oraz ulepszania naszych usług.

7. Twoje prawa

W zakresie, w jakim prawo pozwala na to w Twojej sytuacji, masz prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• sprostowania nieprawidłowych danych osobowych;
• usunięcia swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania swoich danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec określonych sposobów przetwarzania;
• przeniesienia swoich danych w określonych przypadkach;
• wycofania wcześniej udzielonej zgody.

Aby skorzystać z tych praw, możesz skontaktować się z nami, korzystając z poniższych danych kontaktowych. Możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje, jeżeli będzie to konieczne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

Masz również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych. W Niderlandach jest nim Autoriteit Persoonsgegevens.