Privacy Policy

Laatst gewijzigd op: 18 augustus 2026

Via de online smartshop van Novus VOF (hierna: "wij" of "ons") worden persoonsgegevens verwerkt. Wij achten een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden daarom zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dat betekent onder andere dat:

• Wij duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken.
• Wij de verwerking van persoonsgegevens beperken tot wat noodzakelijk is voor legitieme doeleinden.
• Wij toestemming vragen wanneer toestemming de vereiste rechtsgrond voor een verwerking is.
• Wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen.
• Wij uw privacyrechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering.

1. Gebruik van persoonsgegevens

Wanneer u onze webwinkel gebruikt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt, kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken. Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, het uitvoeren van overeenkomsten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en andere gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden.

Afhankelijk van uw gebruik van onze diensten kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Factuur- en afleveradres
• Bestel- en ordergegevens
• Betalingsgegevens
• Geboortedatum voor leeftijdsverificatie
• IP-adres en technische gegevens
• Inhoud van berichten die u aan onze klantenservice stuurt
• Bijlagen en afbeeldingen die u zelf aan klantberichten toevoegt
• Overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt

Wij gebruiken deze gegevens onder andere voor het verwerken en bezorgen van bestellingen, betalingen, klantenservice, fraudepreventie, beveiliging en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Leeftijdsverificatie (18+)

Vanwege de aard van ons assortiment mogen bepaalde producten uitsluitend aan personen van 18 jaar en ouder worden verkocht. Wij kunnen uw geboortedatum verwerken om te controleren of u aan de toepasselijke leeftijdsvereisten voldoet. Wanneer leeftijdsverificatie noodzakelijk is, kunnen wij zonder deze controle de betreffende bestelling niet accepteren.

Klantenservice en e-mail

Wanneer u per e-mail of op een andere manier contact met onze klantenservice opneemt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw vraag of verzoek te behandelen. Dit kan onder andere uw naam, e-mailadres, ordernummer, bestelgegevens en de inhoud van uw bericht omvatten.

Voor de verwerking van klantcommunicatie maken wij gebruik van e-mail- en ondersteunende softwaresystemen. Klantberichten kunnen daarbij worden gekoppeld aan eerdere correspondentie en relevante bestelgegevens, zodat wij uw vraag efficiënt kunnen behandelen.

Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Wij kunnen gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om onze klantenservice te ondersteunen. AI-systemen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het analyseren van klantvragen, herkennen van de taal van een bericht, vertalen van berichten en het opstellen van conceptantwoorden.

Hiervoor kunnen gegevens uit uw klantbericht worden verwerkt door een externe AI-dienstverlener, zoals Google Gemini. Een door AI opgesteld antwoord wordt gebruikt als ondersteuning van onze klantenservice en kan vóór verzending door een medewerker worden gecontroleerd of aangepast.

Wij streven ernaar alleen gegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en nemen passende maatregelen om persoonsgegevens bij het gebruik van dergelijke systemen te beschermen.

2. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het verwerken, betalen en bezorgen van uw bestelling en het beantwoorden van vragen over uw bestelling.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, het verbeteren van onze dienstverlening en een efficiënte klantenservice, waarbij wij uw privacybelangen meewegen.
• Toestemming: wanneer de wet voor een specifieke verwerking uw toestemming vereist.

3. Onze partners en verstrekking aan derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en de exploitatie van onze webwinkel werken wij samen met gespecialiseerde dienstverleners. Zij ontvangen alleen persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zijn internationaal actief. Hierdoor kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen.

4. Discrete verzending & privacy

Wij begrijpen dat privacy belangrijk is bij de aankoop van onze producten. Daarom hanteren wij een beleid voor discrete verzending:

• Bestellingen worden discreet en neutraal verpakt.
• Op het verzendlabel wordt de naam NOVUS VOF als afzender vermeld.
• Op de buitenzijde van het pakket worden geen verwijzingen naar de inhoud van het pakket of de naam van de smartshop aangebracht.

5. Cookies & analyse-tools

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om onze website te laten functioneren en, waar toegestaan, het gebruik ervan te analyseren.

• Google Analytics: wordt gebruikt voor het analyseren van het gebruik van onze website. Waar van toepassing nemen wij privacybevorderende maatregelen, zoals het beperken van de verwerking van IP-adressen.
• Microsoft Clarity: wordt gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik en gebruiksgemak van onze website.

Voor cookies waarvoor op grond van de toepasselijke wetgeving toestemming noodzakelijk is, vragen wij vooraf uw toestemming.

6. Beveiliging en bewaartermijnen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere ongewenste vormen van verwerking.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

• Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn.
• Bestelgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, klantenservice, garantie, geschillen en wettelijke verplichtingen.
• Klantenservicecorrespondentie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het behandelen van klantvragen, opvolging, geschillen en het verbeteren van onze dienstverlening.

7. Uw rechten

U heeft, voor zover de wet dit in uw situatie toestaat, het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw gegevens in bepaalde gevallen over te laten dragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

U kunt hiervoor contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit te controleren.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.